Inhaltsverzeichnis
E-Mail Archivierung
E-Mail rechtlich
- Rechtlich relevante Erklärungen können auch per Mail abgegeben werden
- Problem Zugangsnachweis → Mailserver relevant, aber mit Beschränkung auf Geschäftszeiten (analog zu Fax)
- Angabe/Veröffentlichung von Mail-Adresse in Geschäftangaben verpflicht zur regelmäßigen Prüfung des Postfachs → regelmäßig nicht näher bestimmt → im Zweifel (mehrmals) täglich prüfen
- „Disclaimer“ rechtlich bedeutungslos
- Handelsregisterangaben seit 2006 Pflicht
- E-Mail Marketing erlaubt bei
- Ausdrücklicher Einwilligung
- Bestehender Geschäftskontakt, wenn
- Bewerbung einer eigenen ähnlichen Ware oder Dienstleistung
- Kein Widerspruch durch Kunden
- Hinweis auf auftragende
Archivierung
- Wichtigste Rechtliche Grundlagen: HGB, AO
- Gleiche Anforderungen wie für Briefe
- Verantwortung
- Geschäftsleitung: Entscheidung ob und welche Maßnahmen ergriffen werden
- IT-Leiter: Erhält Weisung von Geschäftsleitung und wird persönlich haftbar
- Administrator: Erhält Weisung von IT-Leiter
- Was darf/muss archiviert werden
- Keine allgemeine Definition möglich → Im Zweifel aufheben
- Alles was „ein Geschäft vorbereitet, abwickelt, rückgängig macht“
- Dauer 6 (10) Jahre ab Ende Fiskaljahr → besser nicht trennen und alles 10 Jahre aufbewahren
Juristische Probleme
- Signierung von Rechnungen
- Klare Dokumentation
- Private Mails und Daten von Dritten dürfen nicht archiviert werden → Datenschutz
Lösungsansätze
- Verbot privater Nutzung
- Für ausgehende Mails durchsetzbar
- Aber wie für empfangene Mails?
- Private Nutzung erlauben aber einschränken
- Aussortieren privater Korrespondenz
- Teuer, kaum Praxistauglich
- Problem: Wie die getroffenen Maßnahmen/Richtlinien durchsetzen / Einhaltung prüfen
- ⇒ Kaum lösbarer Interessenkonflikt
